HRPanel.cc

Regulamin serwisu HRPanel.cc

Ostatnia aktualizacja: 20 marca 2026 r.

1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego HRPanel.cc (dalej: „Serwis"), dostępnego pod adresem https://hrpanel.cc oraz subdomenami *.hrpanel.cc.
  2. Operatorem Serwisu jest Emanuel Maciołek, prowadzący działalność pod adresem hrpanel.cc (dalej: „Operator").
  3. Serwis umożliwia prowadzenie dokumentacji kadrowej, ewidencji czasu pracy, rozliczeń płacowych oraz archiwizacji dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej (e-teczka).
  4. Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.

2. Definicje

  1. Klient — podmiot (firma, organizacja), który zarejestrował konto w Serwisie i korzysta z jego funkcjonalności.
  2. Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z Serwisu w imieniu Klienta (administrator, manager, pracownik).
  3. Tenant — wydzielona, izolowana instancja danych Klienta w Serwisie.
  4. E-Teczka — elektroniczne archiwum dokumentów pracowniczych prowadzone w Serwisie.
  5. Funkcja AI — opcjonalna funkcjonalność automatycznej analizy dokumentów z wykorzystaniem zewnętrznych usług sztucznej inteligencji.

3. Zakres usługi

  1. Operator udostępnia Serwis w modelu SaaS (Software as a Service) w ramach wybranych planów subskrypcyjnych.
  2. Każdy Klient otrzymuje izolowaną instancję (Tenant) z własną bazą danych, co zapewnia pełną separację danych pomiędzy Klientami.
  3. Serwis obejmuje moduły: zarządzanie pracownikami, urlopy i nieobecności, ewidencja czasu pracy (RCP), grafiki zmianowe, lista płac, e-teczka, eksport danych dla księgowej.
  4. Dostęp do poszczególnych modułów zależy od wybranego planu subskrypcyjnego.

4. Rejestracja i konta

  1. Dostęp do Serwisu wymaga rejestracji konta firmowego przez Klienta.
  2. Klient otrzymuje subdomenę w formacie [nazwa].hrpanel.cc.
  3. Logowanie Użytkowników odbywa się za pomocą kodu pracownika i kodu PIN. Klient odpowiada za bezpieczne przechowywanie danych logowania.
  4. Klient może nadawać Użytkownikom role: administrator, manager, pracownik — każda z innymi uprawnieniami.

5. Ochrona danych osobowych

  1. Klient jest administratorem danych osobowych wprowadzanych do Serwisu w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
  2. Operator pełni rolę procesora danych i przetwarza dane osobowe wyłącznie na polecenie Klienta, w celu świadczenia usługi.
  3. Dane są przechowywane na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej.
  4. Szczegóły dotyczące przetwarzania danych osobowych znajdują się w Polityce Prywatności.
  5. Operator stosuje szyfrowanie połączeń (SSL/TLS), izolację danych per tenant oraz regularne kopie zapasowe.

6. Funkcja AI — analiza dokumentów

  1. Funkcja AI jest domyślnie wyłączona. Klient może ją włączyć samodzielnie w ustawieniach firmy (zakładka „AI / Gemini"), podając własny klucz API usługi Google Gemini.
  2. Włączenie Funkcji AI wymaga wyrażenia świadomej zgody przez administratora Klienta, potwierdzającej znajomość zasad przetwarzania danych przez dostawcę AI.
  3. Funkcja AI działa przez zewnętrzne API należące do Klienta. Operator nie posiada dostępu do klucza API Klienta ani do danych przesyłanych między Serwisem a dostawcą AI.
  4. Klient jest w pełni odpowiedzialny za zgodność z RODO w zakresie korzystania z Funkcji AI, w tym za:
    1. wybór odpowiedniego planu u dostawcy AI (płatny vs darmowy) i ocenę ryzyka związanego z przetwarzaniem danych,
    2. poinformowanie pracowników o przetwarzaniu ich dokumentów przez zewnętrzny system AI,
    3. zawarcie ewentualnych umów powierzenia przetwarzania danych z dostawcą AI,
    4. przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA), jeżeli jest wymagana.
  5. Operator informuje, że w planie darmowym Google Gemini API przesłane dane mogą być wykorzystywane przez Google do trenowania modeli AI. W planie płatnym dane nie są wykorzystywane do tego celu.
  6. Serwis umożliwia pełne korzystanie z e-teczki bez włączania Funkcji AI — dokumenty mogą być wgrywane i kategoryzowane ręcznie.
  7. Operator nie ponosi odpowiedzialności za dokładność, kompletność ani poprawność wyników analizy AI. Wyniki powinny być weryfikowane przez Użytkownika.

7. Plany i płatności

  1. Serwis oferuje następujące plany: Trial, Basic, Standard, Enterprise.
  2. Okres próbny (Trial) trwa 14 dni i nie wymaga podania danych płatności.
  3. Po zakończeniu okresu próbnego wymagane jest wybranie planu płatnego w celu kontynuowania korzystania z Serwisu.
  4. Płatności realizowane są za pośrednictwem operatora płatności Stripe.

8. Dostępność i kopie zapasowe

  1. Operator dokłada starań, aby Serwis był dostępny 24/7, jednak nie gwarantuje 100% dostępności.
  2. Planowane przerwy techniczne będą komunikowane z wyprzedzeniem.
  3. Operator wykonuje regularne kopie zapasowe danych, jednak Klient powinien również samodzielnie eksportować ważne dane.

9. Ograniczenia odpowiedzialności

  1. Serwis jest narzędziem wspomagającym zarządzanie kadrami. Nie zastępuje profesjonalnej obsługi prawnej, kadrowej ani księgowej.
  2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte na podstawie danych z Serwisu.
  3. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z nieprawidłowego korzystania z Serwisu przez Klienta lub Użytkowników.
  4. Całkowita odpowiedzialność Operatora ograniczona jest do wysokości opłat wniesionych przez Klienta w okresie ostatnich 12 miesięcy.

10. Własność intelektualna

  1. Serwis, jego kod źródłowy, interfejs graficzny, dokumentacja i materiały marketingowe stanowią własność Operatora.
  2. Dane wprowadzone do Serwisu przez Klienta pozostają własnością Klienta.
  3. Klient może w każdej chwili wyeksportować swoje dane z Serwisu.

11. Rozwiązanie umowy

  1. Klient może zrezygnować z usługi w dowolnym momencie, anulując subskrypcję.
  2. Po anulowaniu subskrypcji dane Klienta są przechowywane przez 30 dni, po czym mogą zostać trwale usunięte.
  3. Operator zastrzega sobie prawo do zawieszenia lub usunięcia konta Klienta w przypadku naruszenia Regulaminu.

12. Zmiany Regulaminu

  1. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. O każdej zmianie Klienci zostaną poinformowani z 14-dniowym wyprzedzeniem.
  2. Kontynuowanie korzystania z Serwisu po wejściu w życie zmian oznacza ich akceptację.

13. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
  2. Ewentualne spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Operatora.
  3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 20 marca 2026 r.

W razie pytań dotyczących Regulaminu prosimy o kontakt: formularz kontaktowy.